Etude de cas : synchronisation Comptabilité et Relevé de Carte Affaire

↪ 28 mars 2018

Comment générer automatiquement les écritures de dépenses des commerciaux qui ont une carte affaire ?

La problématique

Le client suit en comptabilité et en détail les dépenses de ses commerciaux. Avec ses services bancaires il a la possibilité de consulter sur un portail web, commercial par commercial, l’ensemble des dépenses réalisées via les cartes affaires. Etant donné le nombre de commerciaux et de transactions, c’est une tâche lourde que de saisir toutes ces écritures.


Le portail web offre bien la possibilité d’exporter ces mouvements dans un fichier : malheureusement ce format n’est pas compatible avec la fonction import de son logiciel comptable sans compter que le fichier ne contient pas certaines données comptables indispensables.

La réponse iO.

En mode IN, la fonction d’acquisition des données permet de paramétrer la lecture d’un format de fichier avec plusieurs types de lignes chacun avec un format fixe différent. Dans le monde bancaire ce genre de formats est assez répandu mais peu utilisé dans les logiciels de gestion en général : c’est la notion de « cartes » auxquelles sont associés des « codes cartes ».
La problématique de la lecture du fichier étant réglée, il reste quand même un problème de taille : il manque des informations purement comptables indispensables à la génération d’écritures ( le code journal, le compte général, le compte auxiliaire, …).
Les fonctions de paramétrage de iO. qui s’appuient sur un langage de formule (proche de Microsoft XL) ont permis de créer ou calculer les données manquantes.

Le bénéfice client

Le comptable passait une demi-journée par semaine à la saisie de ces mouvements de cartes maintenant cela lui prend 5 à 10 minutes, ceci en intégrant son contrôle des écritures générées. C’est sans compter qu’il n’y a maintenant plus aucun risque d’erreur de saisie puisque c’est le fichier de la banque qui est directement traité et intégré en comptabilité.

En résumé

  • Mise en conformité du format de fichier pour l'import
  • Intégration des données comptables dnas le fichier source
  • Rapidité d'exécution
  • Erreurs de saisies limitées

Pour en savoir plus sur iO. et l' interopérabilité des applications métier

Découvrez iO.

 

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