Les CoMPAGNoNS d´Arcadie : solutions informatiques horizontales autour des logiciels de gestion SAGE (maintenance Ligne 100, recherches, saisie déléguée de paie SAGE…), Crystal Reports, Windows (solution d´archivage automatique des documents imprimés et déclenchements d´actions supplémentaires)

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Archivez automatiquement vos impressions...et plus encore !




Le CoMPAGNoN « Traitements Automatiques des Impressions », permet, lors de l’impression depuis n’importe quelle application, de générer des actions spécifiques... tout en imprimant le document ! « TAI » analyse de manière transparente le contenu de l’impression - selon des règles que vous définissez -, pour déclencher automatiquement les traitements voulus : archivage automatique "intelligent", envoi par mail, Fax ou SMS, externalisation de courrier avec Maileva, action SQL, mise à jour de base de données, réimpression de documents... Simple, pratique, automatique ... bref indispensable !
A qui s’adresse T.A.I. ?

A toutes les entreprises qui souhaitent gagner du temps, de l'argent et améliorer leur organisation et communication client ... sans se lancer dans des développements spécifiques coûteux ! Grâceà TAI toutes les actions qui étaient faites manuellement (voire pas du tout !) sont désormais automatisées !

Quels documents sont traités ?

Tous ceux qui répondent aux règles définies par l’administrateur en fonction de ses paramétrages (en fonction du nom du document, du texte contenu...). Si il n’y a pas de règle, il n’y pas de traitement... seul le document est imprimé !

Témoignage utilisateur: Nicolas K. Service gestion, LBS

Grâce à TAI tous nos devis et factures sont automatiquement enregistrés et classés en arborescence et les factures sont envoyées par mail plutôt que par courrier. Merci pour ces économies de temps et d’argent !

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Nous avons ainsi mis par exemple en place pour des clients les actions suivantes :
  • Client LC : l’impression à valeur ajoutée !
    La demande : envoyer avec chaque facture de manière automatique les fiches techniques de sécurité correspondant à chacun des produits livrés.
    La solution TAI permet à l’impression de la facture, de « scanner » un à un les produits, puis d’aller chercher dans une base de données le(s)  document(s) correspondant. Le spool d’impression se prépare automatiquement puis est envoyé à « Maileva », la solution de courrier externalisé du Groupe La Poste

  • Client AI : envoyer les factures par mail automatiquement.
    La demande : le client veut envoyer par mail les factures aux clients. La solution : TAI est paramétré pour que l'envoi des factures se fasse par mail, à défaut via Maileva si le client n'a pas d'e-mail. NB : il est aussi possible de les déposer sur un site FTP ou Extranet après en avoir informé le client par SMS.

  • Client Iso. : Différents niveaux de relances de factures en un seul clic !
    La demande : gérer plusieurs niveaux de relances en « imprimant » en une seul fois tous les paiements en retard
    La solution TAI est paramétrée pour générer un mail en 1ère relance, un fax en deuxième et en 3ème une lettre recommandée avec AR directement chez Maileva. Tout cela en un seul clic !

  • Client  N.A. édite plus de 2000 factures par mois. L’impression, la manutention et le dépôt Poste prennent trop de temps ! Avec  "TAI" ses factures seront désormais lors de l’impression « virtuelle » traitées de la manière suivante : toutes celles comprenant un email seront envoyées automatiquement en .pdf par mail après cryptage. Les autres seront envoyées directement à un service de routage qui assurera leur envoi (les champs de l’adresse et du destinataire sont repris automatiquement par TAI). Bilan ? 1 journée et demi par mois d’économisée !

  • Cet éditeur de livres édite en fin de mois plus de 600 factures qu’il joint à ses colis (comprenant 1 ou 2 livres)... qu‘il doit classer par codes postaux croissants et par nombre d’articles croissants, afin de répondre aux contraintes de la Poste. TAI, peut effectuer automatiquement ce tri préalable avant l’impression physique des factures. Crise de nerfs évitée !

  • Lorsque le service préparation de ce client édite un BL, un email est automatiquement adressé au client afin de l’informer de sa livraison imminente. Cet envoi peut être conditionné par n'importe quel critère, par exemple le poids du colis. 

  • Imprimer une traite en première page ? Ce client a demandé un paramétrage dans TAI afin que, pour ses clients réglant par traite, celle-ci soit imprimée en premier. Et lorsque la traite n’est pas nécessaire... et bien TAI ne l’imprime pas ! Logique assurée !

  • Lors de l'impression d'un BL, le client reçoit automatiquement un SMS pour l'informer de l'édition du BL. Client informé !

  • Les règles de la D.G.I. imposent que les factures puissent être accessibles sans nécessairement détenir le logiciel qui les a créées. Aussi pour ce client nous avons paramétré TAI afin que chaque facture soit archivée en reprenant automatiquement le nom du client, le N° de la facture et soit classé dans une arborescence automatique. Naturellement, ces factures recevront également le tampon « duplicata ». Une astuce supplémentaire ? Les documents sont sauvegardés non seulement sur le serveur de l’entreprise mais aussi sur un serveur distant d’archivage. Plus de crainte d’oubli ou de perte des données ! Client rassuré !

  • Nouveauté légale sur la paie : l'envoi des bulletins de salaire par mail est désormais autorisé

    Bref, avec TAI vous pourrez archiver automatiquement des documents imprimés, déclencher un SMS ou fax ou mail en même temps que vous imprimez un document (devis, facture, bon de livraison, lettre de relance...), mettre à jour une base de données (CRM, gestion commerciale, SAGE ou autre), gérer des impressions conditionnées, générer automatiquement un PDF, envoyer automatiquement vos documents à MAILEVA, et bien d'autres choses encore !

Avec TAI vous ne serez limité ... que par votre imagination !

  • Le CoMPAGNoN TAI présenté lors de Sage Expo 2006 a connu un grand succès de la part des distributeurs qui ont admiré sa simplicité et la finesse des paramétrages en mode administrateur. Il a depuis profité de nouvelles améliorations fonctionnelles et obtenu la «Mention Spéciale du Jury» des Trophées de l’Economie Numérique organisés par la Mêlée Numérique et les CCI de Midi-Pyrénées.
  • Découvrez en vidéo la présentation de TAI dans la rubrique téléchargement (optimisée pour Internet Explorer) ou contactez-nous pour obtenir des modèles de présentations standards.